102-0814文書知能研習紀錄

08/14/2013

承辦人注意事項

  1. 組長自製的娃娃圖,新學年度需要重新安排。因為娃娃圖上的人物,根據承辦人帳號而設計,現行職位已經變動,若無修改,則公文會跑錯位置,會錯他人。
  2. 現任組長無法查詢前任組長的公文,乃依據文書作業辦法之規定。僅有基層主管有查詢權限。需要相關公文,請各處室主任協助查詢,系統不作變動。
  3. 發文時,預設僅有正本有附件,副本若同樣要附上附件,請記得點「勾勾」,亮起來同正本。
  4. 保存期限為「永久」的公文,僅可能用紙本的方式來處理。
  5. 使用筆硯,擬辦公文時,最上列「說明」文字請刪除,改為「第X層決行」。
  6. 辦理公文時,不要同時開啟多個IE視窗,避免公文系統錯亂。

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管理人員注意事項

  1. 請記得每日上班,查詢「前日」的公文對應是否正確,請選擇「否」。
  2. 明年度交接,儘量請承辦人、基層主管及長官們提早完成年度公文,避免交接產生的複雜問題。
  3. 發文時,大型檔案的處理方式。
  4. 重複來文時,請檢查「收文者」,若是個人則不取號,直接印出來給個人。分給機關再給予文號。
  5. 檢查timerclient是否為六月版本,有效降低重複來文。

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